Tietosuojaseloste (på svenska nedan)
Sitoudumme kunnioittamaan yksilön- ja tietosuojaa. Käsittelemme henkilötietoja vastuullisesti henkilötietolain asettamissa puitteissa.
1. Rekisterin pitäjä:
Pidä Saaristo Siistinä – Håll Skärgården Ren ry (myöh. PSS ry), Linnankatu 16, 20100 Turku, p. 02 274 5500, info@pssry.fi
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö:
Linda Fagerström, Linnankatu 16, 20100 Turku, p. 02 274 5500, info@pssry.fi
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
PSS ry:n henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on jäsen- ja sidosryhmäsuhteiden tai muiden niihin verrattavien suhteiden, kuten lahjoittajien sekä niistä johtuvien velvoitteiden ja tehtävien hoitaminen sekä jäsen- ja sidosryhmäyhteydenpito ja markkinointi. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.
Jäsenrekisterin tietoja käsitellään sähköisellä jäsenrekisteripalvelulla (CRM Service Oy) ja tätä varten tietoja tallennetaan palveluntarjoajan palvelimille. Tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä henkilötietoja käsitellään Lyyti-palvelussa.
4. Henkilötietojen kerääminen ja säännönmukaiset tietolähteet
PSS ry kerää henkilötietoja suoraan seuraavissa yhteyksissä:
– käyttäessäsi verkkosivustoamme
– tilatessasi PSS ry:n uutiskirjeen tai muuta materiaalia
– tehdessäsi lahjoituksen PSS ry:lle
– lähettäessäsi PSS ry:lle palautetta tai ollessasi muutoin yhteydessä sähköpostilla, palautelomakkeella tai kirjeitse
– vastatessasi PSS ry:n kyselyihin
– ilmoittautuessasi ja osallistuessasi PSS ry:n järjestämiin tapahtumiin, kampanjoihin, vapaaehtoistoimintaan, osallistuessasi kilpailuihin ja arvontoihin
Henkilötietorekisteri sisältää seuraavia tietoja:
– koko nimi ja yhteystiedot (kuten postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä maa)
– yksilöintitiedot (kuten sukupuoli ja syntymävuosi, vapaaehtoisia)
Keräämme jäsenyyden ja sidosryhmäsuhteiden hoitamiseksi tarpeelliset tiedot (kuten yhteydenpitotapa, vesistöalue, jäsennumero, äidinkieli, uutiskirjeen vastaanottaminen, lahjoitus- ja maksutiedot, pankkitilitiedot sekä asiointia koskevat muut tarpeelliset tiedot).
Henkilörekisteriin kirjattavat tiedot saadaan henkilön omalla ilmoituksella ja/tai jäseneksi liittyvän henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen tai muun viestintäkanavan kautta.
Antaessasi muita kuin itseäsi koskevia tietoja vakuutat, että sinulla on oikeus tällaisten tietojen ilmoittamiseen.
5. Henkilötietojen säilyttäminen
Henkilötietokantaan kerättyjä tietoja säilytetään vain niin kauan kuin voidaan pitää tarpeellisena henkilötietojen käsittelyn määriteltyjen tarkoitusten kannalta. PSS ry määrittelee tietojen poistoajat ja poistamiskäytännöt sekä huolehtii vanhentuneiden ja tarpeettomien tietojen poistamisesta.
6. Tietojen luovuttaminen
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU -alueen tai ETA:n ulkopuolelle.
Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme antamamme toimeksiannon perusteella. Nämä kolmannet osapuolet eivät saa käyttää henkilötietoja mihinkään muuhun kuin kanssamme sovitun palvelun tuottamiseen kuten esimerkiksi jäsenpostituksen lähettämiseen. Käyttäessämme alihankkijoita huolehdimme asianmukaisella tavalla siitä, että tietojen käsittely tapahtuu Tietosuojaselosteen mukaisesti.
7. Henkilötietojen suojauksen ja käsittelyn periaatteet
PSS ry noudattaa hyvää tiedonhallintatapaa sekä lainsäädännön asettamia huolellisuus- ja suojaamisvelvoitteita.
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina ja jäsenrekisterin käyttäjiä sitoo salassapitovelvollisuus. Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee käyttäjätunnuksin suojatulla palvelimella. PSS ry ja CRM Service Oy huolehtivat tietoturvan säilymisestä parhaan kykynsä mukaan.
PSS ry rajoittaa lisäksi henkilötietoja käsittelevien henkilöiden piiriä niin, että tietoihin pääsevät käsiksi vain ne PSS ry:n ja yhteistyökumppaneiden työntekijät, joiden on työtehtäviensä perusteella tarpeellista käsitellä henkilötietoja.
8. Tarkastus ja korjausoikeus
Rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa mitä tietoja hänestä on merkitty yhdistyksen jäsenrekisteriin tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tietojen tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
Hänellä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyyntö on esitettävä kirjallisesti rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
Dataskyddsbeskrivning
Vi förbinder oss att respektera integritets- och dataskyddet. Vi behandlar personuppgifter ansvarsfullt inom de ramar som personuppgiftslagen uppställer.
1. Den personuppgiftsansvarige:
Håll Skärgården Ren – Pidä Saaristo Siistinä rf (nedan HSR rf), Slottsgatan 16, 20100 Åbo, tfn 02 274 5500, info@pssry.fi
2. Kontaktperson i registerärenden:
Linda Fagerström, Slottsgatan 16, 20100 Åbo, tfn 02 274 5500, info@pssry.fi
3. Ändamålet för behandlingen av personuppgifterna
Syftet med HSR rf:s behandling av personuppgifter är att sköta de skyldigheter och uppgifter som medlems- och intressentgruppsrelationer eller andra därmed jämförbara relationer, såsom med donatorer, ger upphov till, att hålla kontakten med medlemmar och intressentgrupper samt marknadsföring.
Kontakt- och medlemsinformation samlas in för skötsel av medlemsärenden, informering och fakturering. Utgående från uppgifterna kan sammanställas statistik, där enskilda medlemmar inte kan identifieras. Informationen i medlemsregistret behandlas med hjälp av en elektronisk medlemsregistertjänst (CRM Service Oy) och uppgifterna sparas därför på tjänsteleverantörens servrar. I samband med anmälningar till evenemang behandlas personuppgifter i tjänsten Lyyti.
4. Insamling av personuppgifter och regelmässiga källor
HSR rf samlar direkt in personuppgifter i följande sammanhang:
– när du besöker vår webbsida
– när du beställer HSR rf:s nyhetsbrev eller annat material
– när du gör en donation till HSR rf
– när du sänder respons till HSR rf eller annars är i kontakt per e-post responsblankett eller brev,
– när du besvarar HSR rf:s enkäter
– när du anmäler dig till eller deltar i evenemang, kampanjer och frivilligverksamhet som HSR rf anordnar
– när du deltar i tävlingar och utlottningar
Personuppgiftsregistret innehåller följande uppgifter:
– Fullständigt namn och kontaktuppgifter (såsom postadress, e-postadress, telefonnummer och land)
– identifieringsuppgifter (såsom kön och födelseår, frivilliga)
Vi samlar in uppgifter som är nödvändiga för att sköta våra medlems- och intressentgruppsrelationer (såsom kontaktsätt, vattenområde, medlemsnummer, modersmål, mottagande av nyhetsbrev, donations- och betalningsuppgifter, bankkontonummer samt övriga uppgifter som är nödvändiga för uträttandet av ärenden). Uppgifterna som registreras i personregistret fås genom personens egen anmälan och/eller via medlemsanslutningsblanketten som medlemmen fyllt i eller via någon annan kommunikationskanal.
När du uppger uppgifter som gäller andra än dig själv försäkrar du att du har rätt att anmäla dessa uppgifter.
5. Lagring av personuppgifter
De uppgifter som samlats in i personuppgiftsdatabasen sparas bara så länge som kan anses nödvändigt med tanke på de ändamål som fastställts för behandlingen av personuppgifterna. HSR rf fastställer tidsramar och praxis för avlägsnandet av uppgifterna samt ser till att föråldrade och onödiga uppgifter stryks.
6. Utlämnande av uppgifter
Uppgifterna som sparats i registret utlämnas inte regelmässigt till någon utanför föreningen, inte heller utanför EU eller EES.
Vi kan överlämna personuppgifterna till tredje parter som behandlar personuppgifter för vår räkning med stöd av det uppdrag vi gett. Dessa tredje parter får inte använda personuppgifterna för något annat ändamål än för att producera den tjänst vi har kommit överens om, t.ex. utskick av medlemspost. När vi anlitar underleverantörer ser vi på lämpligt sätt till att uppgifterna behandlas i enlighet med dataskyddsbeskrivningen.
7. Principerna för skyddet och behandlingen av personuppgifter
HSR rf iakttar god informationsförvaltningssed samt den aktsamhetsplikt och kravet på skydd som lagstiftningen ställer.
Personuppgifterna förvaras som konfidentiella och användarna av medlemsregistret är bundna av tystnadsplikt. Det elektroniska medlemsregistret finns på en lösenordsskyddad server. HSR rf och CRM Service Oy gör sitt bästa för att bevara datasäkerheten.
HSR rf begränsar dessutom kretsen av personer som behandlar personuppgifter så att det enbart är de av HSR rf:s och samarbetspartnernas anställda som med tanke på sina arbetsuppgifter behöver kunna behandla personuppgifter som har tillgång till dem.
8. Granskningsrätt och rätt att korrigera uppgifterna
En person upptagen i registret kan kontrollera vilka uppgifter som finns registrerade om honom/henne i föreningens medlemsregister eller att registret inte innehåller uppgifter om honom/henne. Begäran om granskning av uppgifterna riktas skriftligt till den person som är ansvarig för registerärenden.
Man har rätt att kräva att en felaktig uppgift korrigeras. Begäran riktas skriftligt till den person som är ansvarig för registerärenden.
